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Sei es die Verlagerung des kompletten Betriebs samt Maschinen oder lediglich ein Büroumzug - der organisatorische Aufwand ist hierbei nicht zu unterschätzen. Im Gegensatz zu einem privaten Umzug sind der Umfang und die Herausforderung deutlich größer. Eine langfristige und optimale Vorbereitung sorgt dafür, dass der Ausfall an Aufträgen und Arbeitszeiten auf ein Minimum sinkt. Außerdem können dadurch sowohl das Inventar als auch die Beschäftigten in kürzester Zeit in die neuen Räumlichkeiten umziehen.
In diesem Sinne sollte am besten eine erfahrene Umzugsspedition für den Umzug mit dem Büro beauftragt werden. So werden nicht nur kostbare Zeit, sondern auch Nerven gespart. Das Umzugsunternehmen sorgt dafür, dass alles schnell und schadlos über die Bühne geht und kennt sich bestens mit dem Versicherungsschutz aus. Zudem hat ein Umzugsservice spezielle Verpackungsmöglichkeiten für Tische, Computer und Co.
Über den Büroumzug sollten die Belegschaft und die Kunden frühestmöglich in Kenntnis gesetzt werden. Geschäftspartner und Kunden sollten darauf hingewiesen werden, dass im Laufe der Umzugsphase Zeitverzögerungen im Betriebsablauf auftreten können.
Die Mitarbeiter müssen so schnell wie möglich über den Ortswechsel informiert werden. Diese sollten die Vereinbarung mit Kundenterminen und die Urlaubsplanung dementsprechend anpassen.
Der frühere Vermieter muss über den Umzug unterrichtet und das bisherige Mietverhältnis gekündigt werden.
Neben den Mitarbeitern, Kunden und Partnern müssen auch die betreffenden öffentlichen Einrichtungen über den Umzug informiert werden.
Behörden, Verbände und Kammern müssen vom Umzug ebenfalls in Kenntnis gesetzt werden. Hier sind unter anderem Steuerberater, Anwälte, Agentur für Arbeit, Gewerbeamt, Finanzamt und Versicherungen zu erwähnen. Nicht vergessen werden sollte auch, die Einträge im Handelsregister, im Telefonbuch oder in Firmenportalen zu ändern.
Bei Firmen- und Büroumzügen müssen Strom-, Internet- und Telefonanbieter über den Ortswechsel informiert werden. Hierbei bietet sich gleich die Möglichkeit, eventuell den Anbieter zu wechseln und zu sparen.
Etwa zwei Wochen vor dem eigentlichen Büroumzug sollten alle vereinbarten Termine nochmals bestätigt werden. Hierzu zählen die Termine mit der Umzugsfirma, den Umzugsassistenten, mit den Malern und Handwerkern. Der Übergabetermin mit dem Vermieter sollte vereinbart und ein Übergabeprotokoll vorbereitet werden.
Ein Termin mit der Reinigungsfirma muss ebenfalls vereinbart werden. Das Reinigungsunternehmen muss sowohl für die Reinigung der alten als auch der neuen Räume nach dem Umzug beauftragt werden.
Und nicht vergessen: Termine mit dem Stromversorger zum Ablesen des Zählerstandes vereinbaren.
Das Erstellen eines Inventars kann besonders nützlich sein. Hier sollten neben allen Artikeln, die ins neue Büro transportiert werden, auch neue Artikel in Betracht gezogen werden. Auf diese Weise kann sehr leicht nachgeprüft werden, ob entsprechende Gegenstände oder Möbel nach dem Umzug abhandengekommen sind. Sollte nach dem Umzug etwas fehlen, kann man der Umzugsfirma einen Nachweis der Inventarliste unterbreiten.
Um jedes Detail bezüglich der neuen Räumlichkeiten sorgfältig zu planen, kann man einen maßstabsgetreuen Grundriss verlangen. Architekten können eine Planungsskizze zur Verfügung stellen, wenn noch umgebaut wird. Hierbei wird empfohlen, die Abmessungen genau zu prüfen. Damit wird sichergestellt, dass sich die Ausrüstung und Möbel von der Größe eignen.
Es soll bereits im Vorfeld geplant werden, wo welcher Mitarbeiter sitzt. Hierbei sollte beachtet werden, welche Kollegen zusammensitzen müssen oder zwischen welchen Abteilungen kurze Wege von Vorteil wären.
Die Aufteilung von Computern, Möbeln und anderen Geräten in den neuen Geschäftsräumen kann ebenfalls geplant werden. So kann man herausfinden, ob neue Geräte und Möbel benötigt werden, um für ein verbessertes Ambiente zu sorgen.
Ordentliche Rechnungen und Belege über die anfallenden Kosten des Umzugs sind wichtig. Die Umzugskosten können bei der Steuererklärung angegeben geltend gemacht werden. Für die steuerliche Anerkennung ist wie bei allen Werbungskosten die berufliche Veranlassung eine unabdingbare Voraussetzung.
Bild: Pixabay